Корпоративная политика в отношении командировок - это основа процесса командировок в вашей компании и набор руководящих принципов относительно того, как сотрудники должны путешествовать во время работы. От предотвращения бесконтрольного роста затрат до сбора важных деталей маршрута для выполнения служебных обязанностей - решения для корпоративных поездок, такие как политика в отношении поездок, являются основной необходимостью для любой компании, сотрудники которой ездят по рабочей необходимости.
Независимо от того, владеете ли вы крупной компанией или небольшим предприятием, состоящим из трех человек, которые путешествуют два или более раз в год, вы можете получить выгоду от наличия плана поездок сотрудников. Исследования показывают, что 50% деловых путешественников говорят, что не всегда соблюдают политику компании. Обычно это происходит из-за строгих, нереалистичных ожиданий, установленных работодателем, которые побуждают работника нарушать политику, что приводит к убыткам для компании.
Как вы можете гарантировать, что ваша корпоративная политика в отношении поездок будет пользоваться успехом среди сотрудников и принесет пользу вашей компании, сэкономив время и деньги? Ключ кроется в структуре и содержании вашей политики в отношении командировок.
Понимать потребности и ставить цели
Прежде чем вы приступите к разработке своей корпоративной политики в отношении поездок, вы должны хорошо понимать текущую политику в отношении поездок и формировать свои цели исходя из этих ожиданий.
У нынешней туристической политики крупных компаний такие же проблемы:
- Недостаточно гибкости для сотрудников.
- Экономится недостаточно денег.
- Отсутствие обратной связи.
Затем определите, как в настоящее время покупаются путевки в вашей компании, и соберите как можно больше данных о методах работы с сотрудниками. Как часто ваши сотрудники бронируют билеты заранее? Когда и как они бронируют бизнес-рейсы? Проведите общекорпоративный опрос для сбора данных, чтобы лучше понять предпочтения сотрудников, и используйте эту информацию, чтобы помочь вам составить политику, которая находит баланс между потребностями путешественников и сбережениями компании.
Наконец, создайте список целей, которых вы хотите достичь, создав корпоративную политику в отношении поездок:
- Помощь сотрудникам в бронировании поездок.
- Сокращение расходов сотрудников на предметы, которые не подлежат возмещению.
- Безопасность сотрудников.
- Экономия времени и денег.
Обозначьте категории расходов
Категории расходов относятся к тому, за что вы будете возмещать траты своим сотрудникам, а также к статьям, которые ваша компания не покроет. При создании корпоративной политики в отношении командировок обязательно перечислите все туристические объекты и развлечения, за которые ваша компания готова возмещать сотрудникам, а также любые ограничения или рекомендации по бронированию в этих категориях.
Вот несколько примеров того, что работодатель может покрыть (с возмещением):
- Стоимость авиабилетов.
- Жилье.
- Наземный транспорт.
- Аренда автомобилей.
- Питание.
- Расходы на развлечения (для сотрудника или для клиента).
Вот несколько примеров того, за что сотрудник не получит возмещения:
- Уход за детьми.
- Химчистка.
- Фильмы в номере.
- Сборы за смену авиакомпании.
- Парковочные билеты.
- Повышение класса предпочитаемого места в авиакомпании.
- Туалетные принадлежности или одежда, купленные во время поездки.
- Размещение домашних животных.
Вы также должны указать предпочтительных поставщиков услуг (авиакомпании, гостиничные сети, компании по аренде автомобилей), у которых они должны бронировать. Кроме того, обсудите, насколько заранее сотрудник должен бронировать поездку для утверждения. Одна неделя? Две недели? Установив требования к предварительному бронированию, у вас будет достаточно времени, чтобы ознакомиться с планом.
